เทคนิคบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

         บ่อยครั้งรู้สึกมีเวลาไม่พอทำงานเสร็จไม่ทันเวลาบ่อยๆต้องทำงานรีบเร่งแข่ง กับเวลาอยู่เป็นประจำหรือรู้สึกว่างานมาก จนไม่มีเวลาสำหรับการพักผ่อนหย่อนใจไม่มีเวลาให้กับครอบครัวล้วนเป็นสาเหตุ ให้เกิดความเครียดนั้น จำเป็นอย่างมากที่จะต้องหาวิธีบริหารเวลา เพื่อจัดเวลาการทำงานให้มี   ประสิทธิภาพขึ้น และเพื่อจะสามารถทำงานได้เสร็จทันเวลาอย่างที่ไม่ต้องรีบเร่งมากนัก รวมทั้งยังมีเวลาเหลือพอที่จะพักผ่อนหย่อนใจส่วนตัว มีเวลาให้กับเพื่อนฝูงและครอบครัวอีกด้วย

         เห็นทีจะคล้อยตามคำคมของเบนจามิน แฟลงคิน นักวิทยาศาสตร์ชื่อก้องโลก ที่กล่าวเอาไว้ว่า “ เวลาคือเงิน ” ถึงใครจะเถียงว่าเงินซื้อควาสุขไม่ได้ แต่เงินก็เป็นปัจจัยหลักที่เอื้อให้เราอยู่ได้อย่างมี   ความสุขเช่นเดียวกับเวลาถ้าเราใช้ไม่เป็น ก็เหมือนกับทำของมีค่าหล่นหาย บางคนคิดว่าเก็บไว้อย่างดีแล้ว ก็ยังถูกขโมยเวลาไปจนได้ มีบางคนพูดไว้อย่างน่าคิดว่า เวลาคือของขวัญ เพราะเหตุนี้จึงเรียกปัจจุบันว่า “ Present ” ทุกคนรู้ดีว่าเวลามีค่าแค่ไหน แต่ก็ยังเผลอทำหายอยู่บ่อยๆที่ว่า” โอ๊ย ไม่มีเวลาหรอกงานเยอะ จะตาย…ไม่ว่างหรอก ไม่มีเวลา ต้องเคลียร์งานก่อน ” คนส่วนมากมักรู้สึกว่าตัวเองไม่มีเวลา แม้จริงแล้วเคล็ดลับอยู่ที่การบริหารเวลานั่นเอง ฟังดูเหมือนยาก แต่ถ้ารู้จักบริหารเวลาให้ดีก็สามารถที่จะหาเวลา   เพิ่มได้ เพียงปรับเปลี่ยนพฤติกรรมบางอย่างและเริ่มปฏิบัติอย่างจริงจัง คุณจะมีเวลาเพิ่มขึ้น ลองเริ่มด้วย

1.   จดบันทึกการใช้เวลาในแต่ละวัน  การบริหารเวลาควรเริ่มต้นจากการสำรวจตัวเองก่อนว่าในแต่ละวันนั้นได้ใช้เวลา ในการทำกิจกรรมอะไรบ้าง โดยการจดบันทึกเวลาและการทำกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละวันติดต่อกันประมาณ 3 วัน แล้วลองคำนวณดูว่าได้ใช้เวลาไปกี่      ชั่วโมงกับการนอน การกิน การทำงาน การเดินทาง การออกกำลังกาย การอยู่คนเดียวเงียบๆ การใช้เวลาสังสรรค์กับเพื่อนฝูง และการใช้เวลาอยู่กับครอบครัว ลองพิจารณาดูว่าเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมเหล่านี้สมดุลแล้วหรือยังได้เสีย เวลาไปกับเรื่องที่ไม่เป็นเรื่องมากน้อย    แค่ไหน และบ่อยแค่ไหนที่คิดจะทำอะไรแล้วก็รีรอผัดผ่อนไปทำอย่างอื่นก่อนงานที่ควรจะ เสร็จจึงไม่เสร็จเสียที ควรจะต้องปรับปรุงเวลาในเรื่องใดให้มากขึ้นหรือน้อยลง
2.   วางแผนงานล่วงหน้า  ในแต่ละวัน จะมีเวลาสำหรับการทำงานประมาณ 6-8 ชั่วโมง จึงควรตั้งใจทำงานให้เต็มที่ โดยวางแผนการทำงานล่วงหน้าว่าในวันนั้นจะต้องทำอะไรบ้าง แล้วพรุ่งนี้จะต้องทำอะไรจัดลำดับความสำคัญของงาน เลือกทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน ทำงานที่คิดว่ายากก่อนในช่วงเช้าเพราะเป็นช่วงที่ร่างกายยังสดชื่น รู้จักแบ่งงานชิ้นใหญ่ให้เป็นชิ้นย่อยๆถ้าเป็นหัวหน้างานควรแบ่งงานให้ลูก น้องหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องรับไปทำอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อความยุติธรรม และอย่างหวงงาน อย่าคิดว่าคนอื่นจะทำไม่ได้ ค่อยๆ สอนและค่อยๆ ฝึก เขาย่อมทำได้ในวันหนึ่งและเราก็จะสบายขึ้นด้วย เมื่อทำงานติดต่อกันประมาณ 2 ชั่วโมงควรพักสมองโดยการเปลี่ยนอิริยาบถบ้าง และควรพยายามทำงานให้เสร็จที่ที่ทำงาน ไม่จำเป็นอย่าเอางานกลับไปทำที่บ้านเพราะจะรบกวนเวลาสำหรับตนเองและครอบครัว
3.   เพิ่มเวลา  ถ้ารู้สึกว่าเวลามีไม่พอ ควรหาเวลามาเพิ่ม เช่น ตื่นให้เช้าขึ้น  หรือย้ายมาพักใกล้ที่ทำงานเพื่อประหยัดเวลาในการเดินทาง เป็นต้น ลองสังเกตผู้ร่วมงานดูบ้างว่าแต่ละคนมีวิธีการบริหารเวลาอย่างไร ลองเรียนรู้จากผู้ที่บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเครียดน้อย ลงก็ได้
4.   ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์  ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ว่าคุณจะทำอะไร เพื่ออะไร ปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งของคนที่ประสบความสำเร็จ คือการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน จดไว้กันลืม แล้วลงมือทำทันที จำไว้ว่าถ้าจะยิงปืนให้เข้าเป้าก็จำเป็นต้องเล็งให้ดีซะก่อน เมื่อโฟกัสถูกจุดแล้ว ก็ต้องรู้ว่าทำอะไรบ้างจึงจะไปถึง เคล็ดลับการอยู่ที่การมี “แผน” ที่ดีอยู่   กับตัว ทั้งระยะสั้นและระยะยาว ว่าคุณต้องทำอะไรบ้างตั้งแต่วันนี้ สัปดาห์นี้ จนถึงตลอดทั้งปีนี้ แผนที่ดีคือต้องรู้ปัญหาของงานแต่เนิ่นๆเพื่อที่จะหาทางแก้ได้ทันท่วงที
5.   สร้าง To-Do-List  เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่งเรียงลำดับก่อนหลังของงานที่จะทำเอาไว้ก่อน แล้วเชื่อและบังคับตัวเองให้ทำตามนั้น เป็นการไม่ให้ออกนอกลู่นอกทาง เสียเวลาเที่ยวเล่นไปกับเรื่องหยุมหยิมทั้งหลายแหล่ ว่ากันว่า คนที่ประสบความสำเร็จน่ะเขาโน๊ตไว้ทั้งนั้น ว่าอะไรที่ควรทำก่อนหลัง แต่ถ้ามีเรื่องด่วนแทรกเข้ามา ก็สามารถปรับให้ยืดหยุ่นได้
6.   มีแฟ้มงาน  อย่าปล่อยให้ความคิดกระจัดกระจาย รีบเก็บๆๆๆเข้ามาใส่ในแฟ้มซะ เอกสารก็เหมือนกันถ้าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง ก็จับมันมาเก็บใส่แฟ้มงานเดียวกัน เพื่อไม่ให้ความคิดของคุณเตลิดเปิดเปิงไปไหนต่อไหน โต๊ะรกๆไม่ทำให้ชีวิตดีขึ้นอย่ามาอ้างว่าโต๊ะรกๆทำให้     ไอเดียคุณบรรเจิด มุกนี้ใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณมีความจำดีเยี่ยมเท่านั้น ว่ากระดาษและสิ่งของที่เกลื่อนอยู่บนโต๊ะน่ะ มีเรื่องอะไร อยู่ตรงไหนบ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนธรรมดาจัดของให้เข้าที่เข้าทางจะดีกว่านะ
7.   ใช้โทรศัพท์ให้เป็น  เสียงกริ๊งทุกสิบห้านาทีติดโผสาเหตุอันดับต้นๆ ที่มารบกวนเวลาทำงานของคุณ อย่าตกเป็นโรคโฟนลิซึ่ม ด้วยการเม้าท์สนุกปากในเวลางาน เพราะนอกจากจะขโมยเวลาไปจากคุณแล้ว มันยังทำให้คุณดูไม่ดีอีกด้วย ธนาคารและโรงแรมใหญ่ๆในต่างประเทศเริ่มขอความร่วมมือให้พนักงานหน้า เคาน์เตอร์งดใช้โทรศัพท์มือถือขณะปฏิบัติงาน เพราะเกรงว่าลูกค้าจะรู้สึกไม่ประทับใจเมื่อเห็นพนักงานรับโทรศัพท์มือถือ อยู่บ่อยๆจนเสียงานและรับรองลูกค้าได้ไม่เต็มที่
8.   ทุกคนมี “ เวลาของตัวเอง ”  สังเกตให้ดีว่าช่วงเวลาใดที่สมองคุณรู้สึกปลอดโปร่ง ไอเดียกระฉูดถ้าคุณถูกชะตากับเวลาเช้าตรู่  ก็รีบเรียงลำดับความคิด ทำ list สิ่งที่จะทำในวันนั้น ก่อนที่เมฆดำจะเลื่อนมาบดบังความคิดเจ๋งๆของคุณ
9.   มีความรับผิดชอบ  บริหารเวลาต้องเริ่มจากการจัดการตัวเองซะก่อน ก็จะมีประโยชน์อะไรล่ะ ถ้าทำ list ขึ้นมา แล้วทำตามนั้นไม่ได้ จะบอกให้ก็ได้ว่าสาเหตุหลักของความล้มเหลว เกิดจากโรคความรับผิดชอบบกพร่องของคนเรานี่แหละ ไม่มียารักษาแต่หายได้ด้วยวินัยในตัวคุณเอง
         คุณลองใช้เวลาไม่กี่นาทีอ่านเคล็ดบริหารเวลาเหล่านี้  ใช้เวลาอีกนิดหน่อยลองลงมือทำดู  แล้วคุณจะค้นพบเวลาอีกหลายชั่วโมงที่หายไป  ทีนี้ไม่ว่าคุณจะงานยุ่งแค่ไหน  ก็จัดการมันได้ไม่ยากด้วยสองมือของคุณเอง  เวลาเป็นสมบัติที่มีค่ายิ่งของคุณ  ที่สามารถนำไปแลกเป็นอะไรก็ได้  ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะจัดการกับมันได้ดีแค่ไหน…
.......................................................................................................................................
ขอขอบคุณที่มาบทความ  : หนังสือพิมพ์ โพสต์ทูเดย์  ฉบับวันที่  4 เมษายน  2548